Badania długoterminowe i prowadzenie dokumentacji

Przeprowadziłem kilka badań, które trwały ponad dekadę i współpracowałem z kilkoma innymi. Oto kilka rzeczy, których się nauczyłem – głównie robiąc to źle.

Problemy z długoterminowym zarządzaniem danymi dzielą się na: „Nie licz na pamięć” i „Nie ufaj technologii”.

Nie liczna pamięć:

Zapisuj WSZYSTKIE szczegóły. Może powinieneś sobie wyobrazić, że następna osoba, która będzie zbierać obserwacje, nie będzie musiała cię o to pytać. Oczekiwanie, że samemu zapamięta się wszystkie szczegóły, to szczęśliwa iluzja; po dekadzie niektóre fragmenty się gubią i można spędzić frustrujące godziny, próbując przypomnieć sobie, jak to zrobiłeś, podczas gdy wystarczyłaby notatka zawierająca 10 słów. Załóżmy, że podałeś lokalizację GPS dla każdej działki. Ale jakie były wymiary działki? 10 m x 10 m? 12 m x 12 m? I czy GPS znajdował się w rogu (w którym rogu?) czy w centrum? I tak dalej, zapisz szczegóły; to znacznie ułatwi przyszłą pracę.

Czy opracowałeś jakieś specjalne metody? Zapisz je. „Gdy roślina miała więcej niż jedną łodygę kwiatową, rejestrowaliśmy je w kierunku N, E, S, W” lub „Gdy roślina miała więcej niż jedną łodygę kwiatową, mierzyliśmy je od największej do najmniejszej”. (Ważne, jeśli masz wcześniejsze lub późniejsze obserwacje tej samej rośliny).

Jak wyglądają Twoje notatki? Czy WSZYSTKIE skróty są zdefiniowane w kilku miejscach? Znaczenie „IG” opisującego oset po prostu nie wyskakuje. Co to do cholery jest „Max?” (Max był moją kostarykańską nazwą dla małej agresywnej czerwonej mrówki, później zidentyfikowanej jako Solenopsis geminata; masz sugestię dla IG?).

Jeśli robiłeś notatki na kilku kartkach papieru, poświęć czas na zapisanie daty, miejsca itp. na KAŻDEJ kartce; nie chcesz zgadywać na podstawie rodzaju papieru i atramentu, czy był to rok 2017 czy 2018. Podobnie, jeśli w komputerze znajduje się kilka plików, należy podać jasne nazwy plików i za każdym razem powtarzać, czym jest plik w środku; nie będzie nawet różnic w papierze i tuszu, aby uzyskać wskazówki, jeśli dwa pliki danych zostaną pomylone.

Załóż, że osoba pisząca badanie do publikacji nie jest tobą… lub że zapomniałeś znacznej części szczegółów z powodu trzech innych projektów, które ukończyłeś po rozpoczęciu tego. Krótko mówiąc, za każdym razem, gdy dane są gromadzone, należy poświęcić czas na ich prawidłowe oznaczenie i uporządkowanie. W przeciwnym razie będziesz przez wiele dni zły na siebie.

I zawsze potrzebujesz redundancji i kopii zapasowych. To niesamowite, która wersja jest użyteczna po 15 latach, a która nie jest już pomocna.

Nie ufaj technologii:

Wydaje się rozsądne, że nasze dzisiejsze programy i sprzęt będą dostępne w przyszłości. I to jest złe założenietion.

Zacząłem pracę w terenie przed komputerami. Staraliśmy się używać wodoodpornego tuszu, ale pismo odręczne zawsze było trudne do odczytania. Wtedy komputery miały małe dyskietki, na których dane były wpisywane (!!!), archiwizowane i przechowywane.

Stały się one większe, ale zostały zastąpione przez dyski kompaktowe. Myślałem, że technologia dysków kompaktowych jest ładna i stabilna, więc zapisywałem na nich wiele rzeczy, ale odkryłem, że od około 2015 roku komputery nie mają czytników CD.

Tak więc te płyty leżą w pudełku i muszę używać bardzo starego komputera lub zewnętrznego czytnika płyt, aby uzyskać do nich dostęp. Początkowo nie widziałem żadnych wad w przechowywaniu danych na pendrive’ach, ale porty ewoluują: USB 2, USB 3, USB… starsze pendrive’y są nadal obsługiwane, ale nie zawsze. Kopie zapasowe w chmurze mają sens, ale zakładam, że wśród wszystkich witryn do przechowywania danych w chmurze niektóre nie zawsze będą dostępne, z prostych lub dziwnych powodów.

Im bardziej wybiegamy w przyszłość, tym mniej kompatybilne są nasze obecne programy i sprzęt ze starszymi. Zwykle można znaleźć sposób na pracę ze starymi programami… ale ta metoda może być dość trudna, jak przejście przez miasto do jednej biblioteki z archiwum IT. To naprawdę uciążliwe.

Zmienia się nie tylko technologia pamięci masowej, ale wszystko w komputerach. Systemy operacyjne i programy są stale aktualizowane. Kumulujące się zmiany prowadzą do niekompatybilności. W pewnym momencie twórcy uważają, że nikt nie używa starej wersji i zaprzestają wsparcia. Jeśli zmieniasz się wraz z duchem czasu i ignorujesz zapisane pliki, możesz nie być w stanie otworzyć wpisanych plików danych.

Zalecam coroczne otwieranie kilku starych plików, aby zauważyć zmiany. W pierwszym roku Next Best Thing praca ze starymi plikami jest dość łatwa. Dopiero trzy lata później, gdy niezbędny przewód znajduje się gdzieś na dnie szuflady, staje się to problematyczne. Można temu zapobiec, kopiując pliki do obecnej technologii. O dziwo, rozsądną alternatywą jest wydrukowanie danych, by na wszelki wypadek mieć pudełko z surowymi danymi na papierze. Ponowne wpisywanie nie będzie przyjemne, ale gdy nie wiesz, jak uzyskać dostęp do liczb w przestarzałym formacie, może to być szybsze i mniej frustrujące.

Kopie zapasowe są zawsze bardzo dobrym pomysłem. Upewnij się tylko, że etykieta wyraźnie wskazuje, która kopia zapasowa jest najnowsza. I być może, nie rozrzucaj ich po kilku małych miejscach do przechowywania.

Czy powiedziałem, że większość z tych rzeczy zrobiłem źle? O tak. 1) Notatki znajdowały się na komputerze polowym, od którego odszedłem, gdy bateria działała dziwnie; niezorganizowane kopie zapasowe były rozproszone na co najmniej sześciu pendrive’ach. Frustrujące. 2) Roczne obserwacje zostały wydrukowane i umieszczone w papierowym folderze, ale musiałem wydedukować rok, znajdując miejsce w progresywnym spadku liczby zarejestrowanych kolonii mrówek. Nie jest to wygodna metoda w przypadku ostatniej strony zawierającej tylko 3 wpisy. 3) „MND” oznaczało „mined”, czyli wydrążony przez górników liść; a może oznaczało „mound”, czyli że roślina rosła na kopcu susła moręgowanego? Czasami kontekst był jasny, czasami tylko zgadywałem. 4) I zaniosłem wszystkie moje dyskietki do archiwum biura IT kampusu, aby uzyskać dostęp do programu, którego kiedyś używałem codziennie.

JeśliW przypadku ukończenia badań w zwykłym czasie 2-4 lat, kwestie te nie pojawiają się. Badanie jest podsumowywane, opisywane i publikowane przy użyciu aktualnej technologii. To właśnie wtedy, gdy chcesz wykorzystać dziesięcioletnie dane, musisz zastanowić się nad tempem zmian, pomimo faktu, że myślimy, że pozostaniemy przy obecnych metodach lub bardzo do nich podobnych, w nieskończoność.

Nie martw się, nawet jeśli dzięki przygotowaniu unikniesz powyższych kłopotów, pojawią się inne zmiany, które cię zdenerwują. Pamiętaj, że nazywamy to postępem!

Komentarze i poprawki mile widziane.

Kathy Keeler, Wędrowny botanik